Bei einem digitalen Vertragsmanagement (VMS) handelt es sich um ein System, welches die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Verträgen in einer elektronischen Form gewährleistet. Hierbei wird der gesamte Lebenszyklus von Verträgen digitalisiert, wodurch diese problemlos und ortsunabhängig von überall aus bearbeitet, unterzeichnet, geprüft, etc. werden können.
Aufgrund dessen kann der gesamte Vertragsprozess transparenter und effizienter gestaltet werden. Weiters wird das Risikomanagement optimiert und Compliance Richtlinien werden sichergestellt.
Die Vorteile eines VMS
Die digitale Beschaffenheit eines solchen Systems führt zu einer Senkung von Papier-, Druck- und Lagerkosten, da auf eine physische Aufbewahrung vollends verzichtet werden kann. Damit einhergehend ist eine verbesserte Übersicht, Nachverfolgung und Sicherheit von Verträgen, wodurch einst langwierige Vertragsprozesse anhand automatisierter Workflows, beschleunigt werden. Weiters bietet ein VMS eine Optimierung von Vertragsbedingungen, Konditionen und Leistungen durch Datenanalysen und Reports.
Demnach kann durch den Einsatz eines VMS sowohl Zeit, als auch Geld erspart werden. Weiters kann die Qualität und Effizienz von Verträgen erhöht und das Risiko von Fehlern, Streitigkeiten und Haftung reduziert werden.
Bei der Entscheidung in ein VMS zu investieren, sollten Sie auf folgende zehn Punkte achten, um einen optimalen Nutzen zu gewährleisten.
1. Digitale Erfassung und Erstellung von Verträgen
In einem VMS sollte die Möglichkeit zur digitalen Erfassung und Erstellung von Verträgen bestehen. Hierfür sollten Ihnen idealerweise Vorlagen und automatisierte Generierungen von Verträgen zur Verfügung gestellt werden, um Prozesse zu beschleunigen und Fehler zu minimieren.
2. Vertragsarchivierung und zentrale Speicherung
All ihre Verträge sollten zentral und sichere abgespeichert werden können, wobei ein einfacher Zugriff auf detaillierte Informationen zu spezifischen Verträgen ausschließlich für autorisierte Benutzer*innen genehmigt sein sollte.
3. Vertragslebenszyklusmanagement
Die Nachvollziehbarkeit und Verfolgung des gesamten Lebenszyklus eines Vertrages, von der Erstellung über die Verhandlung, bis zur Unterzeichnung und Verlängerung sollte für Sie einsichtbar sein. Weiters sollten Benachrichtigungen und Erinnerungen für wichtige Meilensteine und Fristen automatisiert erfolgen.
4. Kollaboration und Workflows
Ein umfassendes VMS bietet Ihnen die Integration von kollaborativen Funktionen, wodurch relevante Parteien gemeinsam an Verträgen arbeiten können. Hierbei sollten die Workflows für Genehmigungen und Unterzeichnungen von Verträgen klar definiert sein
5. Automatisierte Compliance Überwachung
Unumgänglich für ein funktionsfähiges VMS ist die Überwachung von Vertragsbedingungen sowie automatisierte Benachrichtigungen bei drohenden Verstößen. Dies dient der Sicherstellung einer umfassenden und bestmöglichen Erfüllung der Bedürfnisse aller Parteien.
6. Such- und Reportingfunktionen
Leistungsstarke Suchfunktionen, um Verträge schnell zu finden sowie die Erstellung von laufenden Berichten und Analysen über Vertragsleistung, -risiken und -verpflichtungen sind für ein funktionierendes VMS obligatorisch.
7. Integration in andere Systeme
Idealerweise sollte Ihr VMS in anderen Unternehmenssystemen wie CRM, ERP und HR integriert sein, um einen nahtlosen Datentransfer gewährleisten zu können. Einen weiteren Bonus stellt die Möglichkeit zur Integration von E-Signaturen für die elektronische Unterzeichnung von Verträgen dar. Mehr über die Vorteile von E-Signaturen können Sie in unserem Blogbeitrag „Die Vorteile einer digitalen Signatur“ nachlesen.
8. Sicherheit und Zugriffskontrolle
Insbesondere in Bezug auf Vertragsdaten, sollten starke Sicherheitsmaßnahmen, zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, gewährleistet sein. Weiters sollten Zugriffskontrollen implementiert sein um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Vertragsinformationen zugreifen können.
9. Skalierbarkeit und Flexibilität
Ein leistungsstarkes VMS wächst mit Ihnen mit und achtet auf die Skalierbarkeit sowie Flexibilität bei unterschiedlichen Unternehmensformen und Größen, um einen reibungslosen Umgang mit allen Arten von Verträgen zu garantieren.
10. Mobile Unterstützung
Zuletzt sollten Sie noch darauf achten, ob Ihr VMS mobil und ortsunabhängig einsetzbar ist, um ein effizientes und schnelles Arbeiten zu fördern.
VMS auf den Punkt gebracht
Als Bonuspunkt, besteht zwischen Ihrem VMS und der Rechnungskontrolle eine Verknüpfung, wodurch die ausgewähten Verträge in einer zusätzlichen Übersicht angezeigt werden. Hierfür müssen Sie den entsprechenden Vertrag in der Rechnungskontrolle einfach auswählen und ersparen sich dadurch Zeit.
Zusammenfassend lässt sich demnach festhalten, dass ein modernes digitales Vertragsmanagement verschiedene Funktionen und Merkmale beinhalten sollte, um den Anforderungen heutiger Geschäftsumgebungen gerecht werden zu können.
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