Multilinks dienen der Fehlerminimierung und Effizienzsteigerung bei der Anpassung von Informationen. Das mehrmalige Hochladen und Ausdrucken von Dokumenten ist Schnee von gestern, denn mit Multilinks werden Sie automatisch zu dem zu bearbeitenden Dokument verwiesen.
Auch bei der Suche nach relevanten Informationen können Sie Zeit sparen, denn Benutzer*innen müssen nicht mehr unzählige Dokumente durchsuchen um fündig zu werden, es genügt die Verlinkung.
Warum sollten Sie Ihre Dokumente verlinken?
Die Verlinkung von Dokumenten stellt sicher, dass in verschiedenen Vorgängen dieselben Informationen verwendet werden. Da Änderungen automatisch in dem betroffenen (verlinkten) Dokument vorgenommen werden, sinkt das Risiko von Fehlern und Abweichungen. Als Konsequenz daraus, entsteht eine konsistente und koordinierte Arbeitsweise, welch auch die Arbeitseffizienz Ihres Teams stärkt.
Die Vorteile von Multilinks auf einen Blick:
- Keine mehrfache Ablage von Dokumenten
- Minimierung von Fehlern und Inkonsistenzen
- Einsparung von Druckkosten und Speicherplatz
- Verbesserung des Wissensmanagements
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Ablage von Dokumenten
Kann man in CONTENTShare Multilinks setzen?
Die Antwort auf diese Frage lautet JA! Multilinks sind eine wichtige Funktion der Software CONTENTShare.
Anstatt Dokumente mehrmals in verschiedenen Ordnern hochladen zu müssen, reicht es einen Multilink zu erstellen und stattdessen diesen einzufügen. Mit einem einfachen Klick, kommen Sie zu den zu bearbeitenden Dateien.
Ein positiver Nebeneffekt dieser Funktion, ist die Verbesserung Ihres Wissensmanagements. Dies betrifft insbesondere die Nachvollziehbarkeit von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten, sowie deren Organisation und korrekten Verwaltung.
Auch bei Ihrem nächsten Audit oder Compliance-Check wird Ihnen die Dokumentenhistorie eine unerwartete Hilfe sein.
Insgesamt trägt die Dokumentenverlinkung dazu bei, die Informationsverfügbarkeit zu erhöhen, die Genauigkeit zu verbessern und die Effizienz in organisatorischen Abläufen zu steigern.
Wenn Sie Interesse haben mehr über die Funktion von Dokumentenverlinkung zu erfahren, melden Sie sich unter www.cs9.at/kontakt/ . Ihre Mitarbeiter*innen werden es ihnen mit gesteigerter Effizienz danken!
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